Comment gérer des approbations multi-niveaux dans Shopify pour des achats B2B?

Dans plusieurs organisations B2B, l’acte d’achat ne repose pas sur une seule personne, mais sur un processus structuré impliquant plusieurs rôles. Ce cycle décisionnel est essentiel pour assurer le contrôle, la conformité et l’efficacité dans les chaînes d’approvisionnement.

Mais comment traduire cette réalité dans un environnement Shopify? Pour une entreprise qui souhaite numériser son processus d’approvisionnement, l’exercice peut s’avérer exigeant. Les besoins B2B avancés, comme les approbations multi-niveaux ou la gestion centralisée des demandes d’achat pour plusieurs utilisateurs et utilisatrices, nécessitent souvent des ajustements ou des configurations supplémentaires. Sans ces optimisations, un écart fonctionnel peut subsister et ralentir certains projets de transformation numérique en contexte B2B.

Par exemple, dans un groupe industriel avec plusieurs succursales, un ou une responsable de site prépare une demande d’achat pour son équipe, mais l’approbation doit passer par un ou une gestionnaire régional(e) et parfois par une personne qui administre le compte entreprise. Sans un workflow clair, les validations se font par courriel, les commandes se dupliquent, et le suivi devient difficile.

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Comment structurer les rôles et les permissions au sein d’un compte entreprise?

Dans plusieurs organisations B2B, les équipes impliquées dans le processus d’achat n’ont pas toutes le même niveau de responsabilité. Certaines personnes identifient les besoins, d’autres préparent les commandes, tandis que les gestionnaires ou administrateurs autorisent les dépenses. Pour le domaine de la distribution ou du manufacturier, cela signifie multiplier les étapes manuelles à l’extérieur de la plateforme pour garder le contrôle sur les achats.

« Le B2B implique souvent plusieurs parties prenantes dans un processus d’achat. Un groupe d’achat B2B moyen compte 10 à 11 parties prenantes, et pour les transactions plus importantes, ce chiffre peut dépasser 15, illustrant la nécessité de workflows d’approbation multi‑niveaux ». – Thunderbit, 2025

Avec SPINE, les entreprises peuvent créer et gérer plusieurs utilisateurs au sein d’un même compte entreprise Shopify, tout en leur attribuant des rôles précis. Les permissions peuvent être définies selon les responsabilités de chacun, à l’aide de création de listes d’achat, de soumission pour approbation, de validation finale ou de gestion du compte.

Les rôles et permissions sont entièrement éditables et peuvent être créés de façon très granulaire, selon les besoins précis et les niveaux d’accès que l’on souhaite attribuer. SPINE est ainsi entièrement adaptatif à tous les modèles d’entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’un grand groupe multi-sites.

Cette structure permet de conserver un contrôle rigoureux sur les achats, tout en offrant une autonomie encadrée aux équipes. Elle reflète fidèlement les processus internes déjà en place dans les organisations B2B, sans complexifier l’expérience utilisateur.

SPINE, l’accélérateur Shopify B2B par Novatize

Novatize a mis en place une solution hautement efficace pour soutenir les commerçants et commerçantes B2B souhaitant passer à Shopify pour leurs opérations commerciales. SPINE, un accélérateur B2B spécialement conçu pour s’intégrer à Shopify, propose un inventaire performant de fonctionnalités tout aussi ingénieuses que pratiques pour soutenir et accélérer la migration des entreprises B2B vers Shopify.

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Comment créer et approuver des listes d’achat dans un contexte B2B sur Shopify?

Dans les secteurs manufacturier et de la distribution, les achats sont souvent planifiés, préparés à l’avance et soumis à validation avant d’être transformés en commandes officielles. Les listes d’achat jouent donc un rôle central dans le processus d’approvisionnement, en permettant aux équipes terrain, aux acheteurs et acheteuses, et aux gestionnaires de collaborer efficacement tout en respectant les politiques internes.

SPINE permet aux utilisateurs et utilisatrices de créer des listes d’achat directement depuis leur compte Shopify, en sélectionnant les produits et les quantités nécessaires. Une fois complétée, la liste peut être soumise à une personne responsable de l’approbation au sein de l’organisation.

L’ensemble des processus d’approbations et de gestion des listes peut être adapté selon le modèle d’affaires et les besoins précis de chaque entreprise. Les étapes d’approbation, les rôles impliqués et les règles de validation sont entièrement configurables pour refléter les réalités propres à chaque organisation.

Les administrateurs et administratrices disposent ensuite d’un espace centralisé pour consulter les demandes, ajuster les quantités, ajouter des commentaires et approuver ou refuser les achats selon les règles établies. Une fois approuvée, la liste peut être convertie en commande Shopify en quelques clics, sans duplication ni ressaisie.

Comment optimiser les workflows B2B avec des notifications et une assignation claire des utilisateurs?

Un processus d’approbation efficace repose aussi sur une communication claire et rapide entre les parties prenantes. Les délais, les oublis ou les validations manquées peuvent rapidement nuire à l’efficacité opérationnelle.

Avec SPINE, il est possible d’automatiser les notifications liées aux principales actions du cycle d’achat notamment lors de la soumission d’une liste pour approbation, d’une décision prise par un ou une gestionnaire ou encore de l’ajout d’un nouvel utilisateur ou d’une nouvelle utilisatrice à un compte entreprise. Chaque personne concernée reçoit une notification en temps réel, ce qui permet de maintenir un flux de travail fluide et transparent.

En gardant les équipes informées à chaque étape, ces automatisations contribuent à accélérer les prises de décision, à réduire les frictions internes et à améliorer l’expérience globale des utilisateurs et utilisatrices B2B.

Chez Novatize, nous comprenons que le commerce électronique B2B ne peut pas se construire sur des solutions génériques. Il exige une compréhension fine des opérations complexes, une maîtrise des outils technologiques et une capacité à traduire ces réalités dans une expérience numérique cohérente. C’est dans cette optique que nous avons développé SPINE, pour permettre aux entreprises de structurer leurs processus d’achat tout en tirant pleinement parti de la flexibilité de Shopify. Pensée pour les environnements exigeants, cette solution contribue à bâtir des écosystèmes eCommerce performants, connectés et alignés avec les meilleures pratiques du commerce unifié.